1. Não utilizar o snooze do despertador
O momento de acordar é MESMO para saltar da cama... a preguiça diária e o rebolar na cama, fazem com que sejam perdidos vários minutos do dia em que não estamos a aproveitar para dormir nem para produzir... se ainda não é hora de acordar aproveite para prolongar o sono profundo (pois muitas vezes ficamos a dever horas à cama e isso também é prejudicial). Se já estamos na hora de levantar, então não adie esse momento e levante-se quando ouve o som do despertador.
2. Planear o dia, mas quanto basta... (marcar tempo para pensar, sem interrupções)
No caminho para o emprego planeie o seu dia. De cabeça, na agenda ou no telemóvel controle o seu dia, organize as suas tarefas... atribua tempos razoáveis para não ter demasiado tempo livre, nem encavalitar as tarefas de forma a que ande sempre atrasado (pois isso aumenta os seus níveis de stress, o que não é desejável).
Guarde diariamente, na sua agenda, tempo para pensar. Todos os dias temos assuntos de mais difícil resolução, que nos obrigam a uma maior reflexão a para isso temos que ter tempo, tempo em que nos fechamos numa sala, sem barulho, sem telemóveis e sem computadores para analisar a questão em causa e tentar chegar às melhores soluções.
3. Estabelecer prioridades
No nosso dia a dia, na nossa semana, na nossa vida, é fundamental percebermos o que é prioritário.
É importante percebermos a diferença entre urgente (relativo ao tempo de finalização) e prioritário (relativo à importância da tarefa). Temos que controlar as urgências pois acabam, na maior parte do tempo de se sobrepôr às prioridades e isso não pode acontecer...
É fundamental termos noção do tempo que temos disponível e das urgências que podemos aceitar, para continuarmos a dar atenção às prioridades e não deixarmos que estas caiam em esquecimento.
4. Ter horas específicas para verificar o email
O e-mail é hoje em dia um consumidor de tempo, os alertas de e-mails a chegar ou o quadradinho a aparecer com o subject dos e-mails que estão a cair, são um dos grandes pontos de distracção dos nossos dias.
Desligue mesmo os alertas tanto sonoros como visuais e marque horas fixas para ir verificar os e-mails. Quando está concentrado numa tarefa não deixe que o e-mail esteja sempre a interrompê-lo, faça a tarefa até ao fim e depois valide os e-mails que já chegaram.
Resolva os pontos rápidos que advenham desses e-mails e que sejam urgentes e depois parta para a próxima tarefa, desligando os e-mails até ao próximo intervalo.
5. Evitar o multitasking
Cada vez mais o multitasking é visto como uma vantagem, pois permite-nos fazer várias coisas ao mesmo tempo. No entanto, estudos mais recentes apontam para que para além do multitasking aumentar os níveis de stress das pessoas, não traz também mais produtividade e diminui significativamente a qualidade do trabalho.
Parece, segundo estes estudos recentes, que são mesmo muito poucas as pessoas que conseguem fazer bem várias coisas ao mesmo tempo (e não todas as mulheres conforme pensávamos). A concentração é um ponto fulcral para fazer bem e depressa e para isso não há nada melhor que nos dedicarmos a uma tarefa de cada vez. Fazemos a tarefa do princípio ao fim e quando a dermos como finalizada, poderemos então partir para a próxima tarefa.
6. Marcar menos reuniões e tentar que estas sejam mais objetivas
A sociedade portuguesa sofre de uma grande mal, a reunite aguda. Pior, qualquer reunião começa sempre significativamente atrasada e os primeiros 10 minutos são sempre para discutir a atualidade política ou a atualidade desportiva (se for uma reunião de homens).
Não pode ser, temos que garantir que vamos apenas às reuniões que são realmente importantes, que o organizador tem um plano para a reunião e que nos cingimos ao plano e que não perdemos a discutir assuntos que não interessam. A reunião deve ter um tempo estipulado e deve, o máximo possível respeitar o tempo marcado.
7. Não procurar a perfeição (o óptimo é inimigo do bom)
O trabalho entregue deve ser sempre bom, feito com esforço e dedicação. Mas, nos dias de hoje, temos que saber distinguir quando é que o trabalho está realmente bom para ser entregue e quando é que o extra esforço, para tentar alcançar a perfeição já não justifica...
Temos que ser pragmáticos e perceber até quando é que o esforço compensa no resultado... a perfeição hoje em dia não pode ser um objectivo pois a eficácia tem que ser muito grande e temos que avaliar sempre o esforço vs o resultado.
8. Não navegar tanto na web
Para além do email, a própria internet pode ser muito prejudicial à produtividade de um trabalhador. Toda a informação disponível no mundo sobre um determinado assunto é sempre muito vasta e é fundamental conseguirmos distinguir o trigo do joio e conseguir fazer uma boa triagem do que interessa vs o que não interessa ou até o que é informação errada.
Muitas vezes não só nos perdemos com o excesso de informação como até, porque os assuntos aparecem como as cerejas e agarrado a um vem logo outro, acabamos por nos perder por outros assuntos que apareceram pelo meio daquilo que pesquisamos e acabamos por perder completamente o foco.
As armadilhas a mantermos o foco estão por todo o lado.
9. Fazer ginástica
Mente são em corpo são. Um lugar comum, mas muito verdade e que tendencialmente vamos afastando dos nossos pensamentos. Felizmente, hoje em dia as pessoas já estão mais ligadas ao desporto e começam a dedicar às actividades desportivas parte do dia... no entanto para aqueles que se queixam de não ter tempo, podem aliar os tempos que referi para pensar e aproveitar estes momentos que marcámos para pensar fora do escritório em boas caminhadas. Enquanto se caminha, são óptimas alturas para colocar a cabeça a resolver alguns problemas mais prementes do dia-a-dia. E ao contrário do que podem pensar, uma boa caminhada é dos momentos desportivos mais saudáveis que podem fazer...
E o ar livre, a natureza e o sol são sempre óptimos regeneradores de energia.
10. Não deixar as tarefas mais importantes para o final do dia
Tendencialmente, despachamos sempre primeiro as tarefas mais fáceis e mais rápidas, deixando sempre arrastar as coisas mais difíceis e mais chatas para o final do dia. Não faças isso porque se a tarefa já é difícil de manhã, à tarde será muito pior pois já estás cansada e com muito menor capacidade de te concentrares.
É como comer primeiro a comida que gostas menos... e só depois comes a comida que mais gostas para acabar o jantarinho com o melhor sabor na boca...
